Anleitung

Diese Anleitung erklärt alle Seiten und Funktionen von naka.esgf.de: das Buchen eines Nachtermins, die Mails danach, den Aufsichtsplan, „Mein Bereich“, die Tauschbörse und den Knopf „Ich falle aus“. Alle Namen und Daten in den Bildern sind erfunden.

Inhalt

1. Anmelden und Menü
2. Terminübersicht
3. Nachtermin buchen
4. Nach der Buchung: Mails, Deckblatt, Stornieren
5. Termin-Details
6. Mein Bereich
7. Aufsichtsplan
8. Tauschbörse
9. Ich falle aus
10. Anmeldeschluss und Mail am Dienstag
11. Alle Mails im Überblick
12. Hilfe

1. Anmelden und Menü

Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen oder Ihrer @esgf.de-Adresse an. Beim ersten Mal wählen Sie auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen?“ und geben Ihre @esgf.de-Adresse ein. Sie bekommen eine Mail mit einem Link, über den Sie Ihr Passwort festlegen.

Oben auf jeder Seite steht das Menü. Die aktuelle Seite ist grün hinterlegt:

• Terminübersicht: alle Nachtermine mit Belegung.
• Nachtermin buchen: das Buchungsformular.
• Termin-Details: wer an einem Termin angemeldet ist.
• Aufsichtsplan: wer an welchem Freitag Aufsicht, Springer und Krankheitsvertretung ist.
• Mein Bereich: Ihre Buchungen, Ihre Einsätze, Tauschbörse.
• Anleitung: diese Seite.
• Abmelden rechts oben.

Diese Anleitung ist auch ohne Anmeldung zugänglich. Terminübersicht, Buchungsformular, Termin-Details, Aufsichtsplan und Mein Bereich sehen Sie nur angemeldet.

2. Terminübersicht

Die Übersicht zeigt alle Nachtermine (jeweils freitags, 13:30 bis 15:00 Uhr). In den Spalten steht der Raum, wie viele Plätze gebucht sind und wie viele noch frei sind. Mit „Jetzt buchen“ kommen Sie direkt zum Formular. Ist der Anmeldeschluss vorbei oder der Termin voll, steht dort stattdessen ein Hinweis.

• Mensa: 45 Plätze. Raum 108: 20 Plätze.
• Langklausur-Tage (13.11. und 18.12.): Der Standardtermin hat 30 Plätze, die „NaKa Deutsch Langklausur“ 15 Plätze. Beide sitzen zeitgleich in der Mensa, die Langklausur dauert bis 16:50 Uhr.

3. Nachtermin buchen

So füllen Sie das Formular aus:

1. Lehrkraft: Nachname, Vorname und E-Mail-Adresse. Alle Mails zur Buchung gehen an diese Adresse.
2. Schüler/in: Nachname, Vorname und Klasse. Die E-Mail-Adresse der Schülerin oder des Schülers ist freiwillig: Wenn Sie sie eintragen, bekommt die Schülerin oder der Schüler die Infos direkt (Sie in Kopie) und wird 8 und 3 Tage vor dem Termin erinnert. Ohne Adresse bekommen Sie die Infos „zum Weiterleiten“.
3. Termin und Uhrzeit: Freitag auswählen. Die Uhrzeit passt sich dem Termin an (Standard 13:30 bis 15:00 Uhr oder Langklausur).
4. Bearbeitungszeit: 45, 60 oder 90 Minuten. Das ist freiwillig, Sie können es auch später von Hand auf dem Deckblatt ankreuzen. Andere Zeiten sind nicht möglich.
5. Fach wählen. Die erlaubten Hilfsmittel richten sich nach dem Fach: Der Duden gibt es immer, bei Englisch die Wörterbücher, bei Mathematik Formeldokument und Taschenrechner. „Noch unsicher / entscheide später“ ist immer möglich. Bei Mathematik können Sie angeben, dass die Klausur in Teil A (ohne Hilfsmittel) und Teil B zweigeteilt ist.
6. Sonstige Hilfsmittel und Bemerkungen sind freie Felder.
7. Mit „Nachtermin jetzt buchen“ absenden.

Die Deutsch-Langklausur

Wählen Sie bei der Uhrzeit „NaKa Deutsch Langklausur“, ist das Fach automatisch Deutsch, und die Bearbeitungszeit ist mit 180 Minuten fest vorgegeben. Andere Fächer sind für diesen Termin nicht möglich.

Ist ein Termin ausgebucht oder der Anmeldeschluss vorbei, bekommen Sie per Mail eine Nachricht mit dem Grund und der Bitte, einen späteren Termin zu wählen.

4. Nach der Buchung: Mails, Deckblatt, Stornieren

Nach dem Absenden sehen Sie eine Bestätigung auf der Seite:

Die Mails

• Buchungsbestätigung an die Lehrkraft, mit allen Angaben und dem Link zum Stornieren.
• Deckblatt als PDF an die Lehrkraft (zweite Mail).
• Die Info für die Schülerin oder den Schüler: direkt an sie oder ihn, wenn eine Adresse angegeben ist. Sonst steht in der Mail an die Lehrkraft „Bitte weiterleiten“.

Das Deckblatt

Drucken Sie das Deckblatt aus und legen Sie es der Klassenarbeit bei. Die Klassenarbeit samt Deckblatt geben Sie bis spätestens Donnerstag, 11:00 Uhr, im NaKa-Schrank im Lehrerzimmer ab.

Erinnerungen

Automatisch erinnert das System an den Termin: 8 Tage vorher die Lehrkraft und, wenn eine Adresse angegeben ist, die Schülerin oder den Schüler. 3 Tage vorher bekommt die Schülerin oder der Schüler noch eine Erinnerung. Für die Lehrkräfte kommt stattdessen am Dienstag nach dem Anmeldeschluss die Mail mit den Deckblättern (siehe unten).

Dienstags um 19:30 Uhr, nach dem Anmeldeschluss, bekommt jede Lehrkraft mit Buchung für den kommenden Freitag eine Mail mit allen ihren Schülerinnen und Schülern, den Deckblättern als PDF im Anhang und der Erinnerung, die Klassenarbeiten bis Donnerstag, 11:00 Uhr, im NaKa-Schrank abzulegen.

Stornieren

Öffnen Sie den Link aus der Buchungsbestätigung (oder in „Mein Bereich“ bei der Buchung den Knopf „Stornieren“). Sie sehen die Angaben der Buchung und müssen das Stornieren ausdrücklich bestätigen. Danach bekommen Sie eine Storno-Mail.

Stornieren ist bis Donnerstag, 11:00 Uhr, vor dem Termin möglich. Danach verschwindet der Knopf in „Mein Bereich“, und der Link zeigt nur noch den Hinweis, dass die Frist abgelaufen ist. Schreiben Sie dann bitte an naka@esgf.de.

5. Termin-Details

Hier sehen Sie, wer an einem Termin angemeldet ist, zum Beispiel für die Aufsicht. Wählen Sie oben den Termin aus (dahinter steht die Zahl der Anmeldungen). Die Liste zeigt Nachname, Vorname, Klasse, Fach und Lehrkraft.

6. Mein Bereich

„Mein Bereich“ ist Ihre persönliche Seite. Alles dazu steht an einem Ort:

• Meine Buchungen (Schuljahr ab 01.08.): Ihre Nachtermine mit Status. Bei einer aktiven Buchung gibt es den Knopf „Stornieren“. „Archiv“ zeigt alle früheren Buchungen.
• Meine Aufsichten: Ihre Einsätze als Aufsicht, Springer oder Krankheitsvertretung, vergangene und künftige. Der Status ist „eingeplant“, „gehalten“ oder „nicht gebraucht“ (zum Beispiel ein Springer, der nicht nötig war). Eine Aufsicht zählt im Vorjahr 1 Punkt, ein Springer nur bei mehr als 30 Teilnehmern. Die Gesamtpunkte stehen hinter der Überschrift.
• Bei jedem künftigen Einsatz stehen die Knöpfe „Zum Tausch anbieten“ und „Ich falle aus“ (siehe Abschnitte 8 und 9).
• „Aufsichtsplan 2526 einsehen“ zeigt den Plan des letzten Schuljahres als Bild.
• Darunter die Tauschbörse (Abschnitt 8).

Am Handy werden die Tabellen zu Karten: Jeder Einsatz ist eine eigene Karte mit seinen Knöpfen.

7. Aufsichtsplan

Der Aufsichtsplan zeigt für jeden Freitag, wer Aufsicht führt, wer Springer ist (unterstützt bei vielen Anmeldungen) und wer Krankheitsvertretung ist. Ihre eigenen Einsätze sind grün hinterlegt. Oben steht, für wie viele Einsätze Sie eingeplant sind.

• Springer wird bei mehr als 30 Schülern gebraucht. In Raum 108 und bei der Langklausur-Aufsicht ab 15:10 Uhr gibt es keinen Springer („nicht nötig“).
• An den Langklausur-Tagen (13.11. und 18.12.) gibt es zwei Zeilen: die Aufsicht bis 15:10 Uhr und die Langklausur-Aufsicht von 15:10 bis 16:50 Uhr.
• Bei Verhinderung oder Fehlern schreiben Sie an naka@esgf.de.

8. Tauschbörse

Können Sie einen Einsatz nicht machen, geben Sie ihn in die Tauschbörse. Alles läuft in „Mein Bereich“.

Einsatz abgeben

1. Öffnen Sie „Mein Bereich“ und klicken Sie bei dem Einsatz auf „Zum Tausch anbieten“.
2. Alle Kolleginnen und Kollegen bekommen eine Info-Mail. Sie bekommen eine Bestätigung, wie viele den Einsatz übernehmen können. Damit niemand mit Mails überschüttet wird, löst ein Einsatz höchstens eine Info-Mail pro 24 Stunden aus und jede Person höchstens drei pro Tag. Darüber hinaus steht Ihr Angebot trotzdem in der Tauschbörse, nur ohne Mail an alle.
3. Übernimmt jemand, bekommen Sie eine Mail, und der Einsatz ist weg. Bis dahin bleibt er bei Ihnen. Mit „Angebot zurückziehen“ nehmen Sie ihn jederzeit zurück.
4. Übernimmt niemand, erinnert Sie das System 5 Tage vor dem Termin. Nach Ablauf der Frist bleibt der Einsatz bei Ihnen („Angebot abgelaufen“).

Einsatz übernehmen

Unter „Tauschbörse“ in „Mein Bereich“ stehen alle angebotenen Einsätze als Karten. Wer zuerst auf „Übernehmen“ klickt, bekommt den Einsatz. Der Einsatz erscheint sofort bei Ihnen, im Aufsichtsplan und in „Mein Bereich“, und beide bekommen eine Mail. Darf man einen Einsatz nicht übernehmen, steht statt des Knopfs der Grund.

Wer darf übernehmen?

• In der Tauschbörse darf jeder jeden angebotenen Einsatz übernehmen, auch wenn man schon einen Einsatz hat. Wer zuerst auf „Übernehmen“ klickt, bekommt ihn.
• Der Tausch ist bis drei Tage vor dem Termin möglich.

9. Ich falle aus

Werden Sie krank oder fallen Sie kurzfristig aus, wählen Sie in „Mein Bereich“ bei Ihrem Einsatz „Ich falle aus“. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie ausdrücklich bestätigen müssen. Es nennt, wer benachrichtigt wird:

• Die Krankheitsvertretung bekommt sofort die Mail „DRINGEND: Sie rücken nach“ und übernimmt Ihren Einsatz. Sie bekommen eine Bestätigung.
• Sind Sie selbst Krankheitsvertretung, wird Ihr Platz frei und das Team (naka@esgf.de) informiert.
• Gibt es für den Termin keine Krankheitsvertretung mehr, wird das Team informiert und muss Ersatz organisieren. Das Fenster weist Sie darauf hin.

10. Anmeldeschluss und die Mail am Dienstag

Dienstags um 18:00 Uhr schließt die Buchung für den Freitag derselben Woche. Um 18:30 Uhr bekommen Aufsicht, Springer und Krankheitsvertretung dieses Freitags eine Mail (mit Kopie an naka@esgf.de). Darin stehen:

• wie viele Anmeldungen es gibt,
• ob der Springer gebraucht wird (mehr als 30 Schüler),
• wer eingeteilt ist,
• der Hinweis, dass Sie bei Krankheit in „Mein Bereich“ den Knopf „Ich falle aus“ nutzen (bis Freitag, 09:00 Uhr).

• Ist niemand angemeldet, steht in der Mail ausdrücklich: „Ihr Einsatz entfällt.“
• Am Langklausur-Tag bekommen die beiden Termine je eine eigene Mail. Der Standardtermin entfällt nur, wenn auch in der Langklausur niemand angemeldet ist, denn seine Aufsicht betreut die Langklausur-Schüler in der ersten Zeit mit.

11. Alle Mails im Überblick

12. Hilfe

Bei Fragen, Fehlern oder wenn etwas nicht klappt: naka@esgf.de.